Çatı Bakım Sözleşmesi: Kapsam, Sıklık ve Maddeler

Periyodik bakım sözleşmesi, çoğu binada bir hizmet satın alma işleminden çok bir karar mekanizması kurma işidir. Apartmanda ve sitede çatıya bakılmamasının nedeni genellikle para değil, gündemdir: konu kat malikleri kurulunda sıraya girer, ertelenir, yönetim değişir ve iş ilk sızıntıya kadar bekler. Sözleşme bu döngüyü kırar; bakım, her yıl yeniden tartışılan bir öneri olmaktan çıkıp bütçede satırı olan bir kaleme dönüşür. Aşağıda böyle bir metnin nasıl kurulduğunu, kapsamın nerede başlayıp nerede bittiğini ve hangi maddelerin eksik bırakılmaması gerektiğini anlatıyoruz.

Bakım sözleşmesi aslında neyi satın alır?

Yanlış anlaşılan nokta şu: bakım sözleşmesi “çatının tamiri” değildir. Satın alınan üç şey var.

Düzenli bakış. Çatının yılın belirli dönemlerinde, aynı ölçütlerle ve aynı sırayla gezilmesi. Değeri, bulunan tekil arızada değil, karşılaştırılabilirliktedir — bu yılki bulgunun geçen yıla göre büyüyüp büyümediği ancak böyle görülür.

Tanımlı küçük işler. Su yolunu açık tutan ve büyümeden kapatılabilen kalemler: oluk ve dere temizliği, süzgeç ve iniş borusu açılması, gevşemiş parçanın yerine oturtulması, küçük harç tamamlaması.

Kayıt. Her turun yazılı raporu ve fotoğrafı. Yönetim değiştiğinde binada kalan tek kurumsal hafıza budur.

Bu üçünün dışında kalan her şey — kaplama yenileme, taşıyıcı onarımı, yalıtım, oluk hattının değişimi — ayrı bir iştir ve ayrı fiyatlanır. Sözleşmenin ilk cümlelerinden biri bu ayrımı kurmalıdır.

Kapsam nasıl tanımlanır?

En çok anlaşmazlık üreten başlık kapsamdır ve çözümü basittir: dahil olanlar ile hariç olanlar ayrı ayrı yazılır. “Genel çatı bakımı” gibi ifadeler hiçbir şey tanımlamaz.

Kalem	Sabit bedele dahil	Ayrıca fiyatlanır
Planlı kontrol turu ve durum tespiti	✓
Oluk, dere, süzgeç ve iniş borusu temizliği	✓
Çatı yüzeyinden yaprak, dal ve kaba kirin alınması	✓
Gevşemiş kiremidin yerine oturtulması	✓
Sınırlı ölçüde mahya ve etek harcı tamamlaması	✓
Çatı arası kontrolü ve ışık–ıslaklık taraması	✓
Tur raporunun hazırlanıp yönetime teslimi	✓
Belirli sayıyı aşan kiremit değişimi		✓ (birim fiyat)
Dere sacı, oluk ve iniş borusu yenilemesi		✓
Membran, likit yalıtım ve su yalıtım işleri		✓
Ahşap ya da çelik taşıyıcıda onarım		✓
Baca dibi, parapet ve pencere detaylarının yeniden yapılması		✓
Yosun ve liken temizliği	Duruma göre	✓
Kar ve buz müdahalesi		✓
İskele, sepetli araç ve özel erişim kurulumu		✓
Fırtına, dolu ve olağandışı hava olayı sonrası hasar onarımı		✓

Sınırın nasıl çizileceğine dair pratik ölçüt: her turda tekrar eden ve tur ekibinin elindeki ekipmanla yapılabilen işler dahil, tekrar etmeyen ve ayrı malzeme–ekipman gerektiren işler hariç. Kiremit değişimi gibi ara kalemlerde sayı sınırı yazmak işi kolaylaştırır — belirli sayıya kadar dahil, üstü birim fiyat.

Bakım turunun kapsamını ve her turda ne yapıldığını çatı bakımı sayfasında, çok bloklu yapılardaki işleyişi ise site ve toplu yapı çatı bakımı sayfasında açtık.

Sıklık ve zamanlama

Standart düzen yılda iki turdur ve turların takvimi hava olayına bağlanır, aya değil:

• Birinci tur: yaprak dökümü tamamlandıktan sonra, sürekli yağışlar başlamadan önce. Amaç, çatıyı kışa hazır bırakmak ve su yolunu tamamen açmaktır.
• İkinci tur: kış bittikten sonraki ilk kuru dönem. Amaç, kışın ne kırdığını, neyi kaydırdığını ve nerede iz bıraktığını saptamak.

Üçüncü tur şu durumlarda gerekir: parselde yoğun ağaç varsa (döküm ortasında bir ara temizlik), teras çatı ve gizli dere varsa (süzgeçler daha sık tıkanır), çok bloklu sitelerde tek turda tüm blokların gezilmesi mümkün değilse.

Sözleşmede tur tarihleri gün olarak değil, dönem olarak yazılır ve tur öncesi bildirim süresi belirlenir. Yönetimin site sakinlerini bilgilendirmesi, aracın park edeceği yeri ayarlaması ve çatı çıkışını açması bu bildirime bağlıdır. Turların yıl içindeki yerini çatı bakım takvimi yazısında ayrıntılı verdik.

Rapor: sözleşmenin asıl çıktısı

Bakım sözleşmesinin somut ürünü rapordur. Rapor olmadan yönetim, paranın karşılığında ne aldığını gösteremez.

İşleyen bir tur raporu şunları içerir: turun tarihi ve hava koşulu, gezilen bölümler ve varsa gezilemeyenlerin gerekçesi, yapılan işlerin listesi, bulunan sorunların yeri ve durumu, her bulgunun aciliyet sınıfı, önceki tura göre değişim notu, kapsam dışı kalıp teklif gerektiren kalemler ve aynı noktalardan çekilmiş tarihli fotoğraflar.

Fotoğrafların aynı açıdan çekilmesi rastgele bir ayrıntı değil, raporun işe yaramasının koşuludur. Bir lekenin ya da çatlağın büyüyüp büyümediği, yalnızca aynı çerçeveden çekilmiş iki fotoğrafın yan yana konmasıyla tartışmasız hâle gelir.

Raporun tur bitiminden itibaren kaç gün içinde teslim edileceği ve hangi biçimde (basılı, dijital, her ikisi) verileceği sözleşmede yazar. Yönetimin raporu karar defterine ya da yıllık dosyaya eklemesi ise kurumsal hafızayı kurar.

Fiyatlandırma mantığı

Bakım bedeli, çatı alanına bakılarak tek kalemde çıkarılmaz. Fiyatı oluşturan değişkenler şunlardır:

• Çatı alanı ve blok sayısı. Toplam alan kadar, alanın kaç ayrı yapıya dağıldığı önemlidir; her blok ayrı erişim, ayrı çıkış ve ayrı kurulum demektir.
• Erişim biçimi. Çatı kapağından güvenle çıkılabiliyor mu, yoksa iskele veya sepetli araç mı gerekiyor? Erişim çoğu binada işçilikten daha belirleyicidir.
• Çatı biçimi ve detay yoğunluğu. Kırma çatıda dere sayısı, baca sayısı, çatı penceresi ve dormer sayısı işin süresini doğrudan belirler.
• Kaplama türü. Kiremit çatıda yürüme disiplini ve parça kontrolü, metal çatıda vida ve conta taraması, teras çatıda süzgeç ve detay kontrolü öne çıkar.
• Oluk ve dere hattının uzunluğu. Temizlik süresinin ana bileşeni budur.
• Tur sayısı. İki tur mu üç tur mu.
• Acil çağrı taahhüdü. Belirli bir müdahale süresi veriliyorsa bu ayrı bir kalemdir.

Kurgusu sağlam bir sözleşmede iki bileşen bulunur: yıllık sabit bakım bedeli ve ekinde duran birim fiyat listesi. Sabit bedel yukarıdaki kapsamı karşılar; kapsam dışı işler çıktığında bunlar birim fiyat listesinden hesaplanır ve yönetimin yazılı onayıyla yapılır. Bu yapı, hem sürpriz faturayı hem de her küçük iş için yeniden pazarlık yapmayı önler. Oluk ve dere tarafındaki kalemlerin neye göre değiştiğini oluk ve dere fiyatları sayfasında açtık.

Fiyatın yıl içinde nasıl güncelleneceği de yazılır: çok yıllık sözleşmelerde artış ölçütünün baştan belirlenmiş olması, ikinci yıl yaşanan tartışmayı ortadan kaldırır.

Sözleşmede bulunması gereken maddeler

Aşağıdaki başlıkların hepsi metinde ayrı ayrı yer almalıdır. Eksik kalan her başlık, sonradan yorum tartışmasına dönüşür.

• Taraflar ve yetki. Yönetim adına imzalayan kişinin yetkisi ve dayanağı (kurul kararı, yönetim planı).
• Kapsanan yapılar. Blok adları, çatı tipleri, yaklaşık alanlar ve varsa kapsam dışı bırakılan bölümler.
• Dahil ve hariç iş listesi. Yukarıdaki tablonun sözleşmedeki karşılığı.
• Tur sayısı ve dönemleri. Bildirim süresiyle birlikte.
• Erişim ve hazırlık yükümlülükleri. Çatı çıkışının açılması, elektrik ve su temini, araç park yeri, sakinlerin bilgilendirilmesi kimin işi.
• Rapor yükümlülüğü. İçerik, biçim ve teslim süresi.
• Kapsam dışı işlerin yürütülmesi. Yazılı teklif, yönetim onayı, birim fiyat listesi.
• Acil çağrı ve müdahale süresi. Aşağıda ayrıca ele alıyoruz.
• İş güvenliği ve sigorta. Yüksekte çalışma tedbirleri, ekibin sigortalılığı, üçüncü kişilere verilebilecek zararlara ilişkin sorumluluk.
• Yapılan işlerde ayıp ve garanti hükümleri. Onarım kalemleri için süre ve kapsam.
• Bedel ve ödeme planı. Sabit bedelin taksitlendirilmesi, kapsam dışı işlerin faturalanma biçimi.
• Süre, yenileme ve fesih. Sözleşme süresi, sessiz yenileme olup olmayacağı, fesih bildirim süresi.
• Yönetim değişikliği. Sözleşmenin devamı ve rapor arşivinin devri.
• Uyuşmazlık çözümü ve bildirim adresleri.

Acil çağrı maddesi

Planlı turların dışında kalan durumlar için ayrı bir madde gerekir, çünkü bakımın mantığı ile acil müdahalenin mantığı farklıdır.

Bu maddede tanımlanması gerekenler: acil sayılan durumların listesi (içeriye aktif su girişi, fırtına sonrası kalkmış kaplama, kopmuş oluk, düşme riski taşıyan parça), çağrının nasıl yapılacağı ve kimin çağırmaya yetkili olduğu, çağrıdan sonra ne kadar sürede yerinde olunacağı, acil müdahalenin geçici koruma mı yoksa kalıcı onarım mı kapsadığı ve bu işin nasıl fiyatlanacağı.

Fırtına ve dolu sonrası kontrolün ayrı bir çağrı mı yoksa sözleşme kapsamında bir ek tur mu sayılacağı da burada belirlenir; bu olaylardan sonra çatıda neye bakıldığını fırtınadan sonra çatı kontrolü sayfasında anlattık. Aktif su girişinde yürütülen işin kapsamı ise acil çatı tamiri başlığına girer.

Yönetim tarafında işleyiş

Sözleşme imzalandıktan sonra yönetim tarafında üç şeyin oturması gerekir.

Yetki ve iletişim. Bakım ekibiyle muhatap olacak tek kişi belirlenir. Birden fazla kişinin farklı talimat verdiği düzende, kapsam dışı işler onaysız yapılmaya ve faturalar tartışılmaya başlar.

Dosya. Tur raporları, fotoğraflar, teklifler ve faturalar tek bir dosyada tutulur ve yönetim devrinde teslim edilir. Bu dosya, birkaç yıl sonra yenileme kararı gündeme geldiğinde en güçlü dayanak olur; kararın hangi ölçütlerle verileceğini çatı ömrü ve yenileme planı yazısında ele aldık.

Bütçe kalemi. Bakım bedeli işletme projesine ayrı satır olarak girer. Ortak yer gideri olduğu için arsa payı oranında paylaşılır ve aidat içinde eritilmek yerine görünür tutulması, sonraki yıllarda kalemin savunulmasını kolaylaştırır.

Sözleşmenin başarısı, tek bir turda bulunan arızayla değil, birkaç yıl sonra ortaya çıkan tabloyla ölçülür: aynı çatıda acil çağrı sayısı azalıyor, kapsam dışı iş kalemleri küçülüyor ve raporlarda tekrarlayan bulgular yerini kapanmış maddelere bırakıyorsa düzen çalışıyor demektir. Tersine, her yıl aynı bulgular büyüyerek tekrar ediyorsa sorun bakımda değil, çatının kendisindedir ve konu artık çatı tamiri ya da kapsamlı yenileme başlığına geçmiştir.